Homeoffice als Mini-Büro - mobil und gut organisiert!

Eine gute Ausstattung im Homeoffice erleichtert die Arbeit um ein Vielfaches. Was es zu beachten gibt, erfahrt ihr hier.

Homeoffice - oder auch das mobile Büro genannt - gehört bereits seit Jahren zu unserer Unternehmenskultur. Auch für viele Mitarbeiter ist Homeoffice ein wesentlicher Bestandteil in ihrem Job. Schnelles Internet und Wlan ermöglichen es unseren Mitarbeitern im Prinzip auch von der Couch aus effizient zu arbeiten und ihre Aufgaben zu erledigen.
Aber die Vorbereitungen, die das Homeoffice mit sich bringen, sind durchwegs nicht ohne! An was man alles denken muss, wenn Kollegen von zuhause aus arbeiten wollen, habe ich in den letzten Wochen und Monaten gelernt.

Damit die reibungslose Umstellung auf das Homeoffice gut gelingt, ist es wichtig, die anstehenden Aufgaben und die benötigten Informationen und Unterlagen klar zu definieren. Denn wenn man genau weiß, was der Kollege im Homeoffice erledigen muss, kann man auch das passende Material zusammenstellen.

1. Das Wichtigste: die Technik.

Natürlich muss die Technik bei den Mitarbeitern zuhause vorhanden sein, denn ohne diese können sie nicht arbeiten.

Hier muss zuerst herausgefunden werden, wer einen Firmenlaptop besitzt, wer zuhause einen Laptop bzw. PC hat und wer kein technisches Zubehör zuhause hat, und dann entsprechend aufgestockt werden.
Die Anforderungen hinsichtlich Geräteausstattung werden dann gemeinsam mit den Kollegen der IT-Abteilung abgestimmt, denn Laptop, Smartphones und Tablets sind eben wichtige Grundlagen für das Arbeiten zuhause.

Wichtig ist auch, dass eine Rufumleitung auf das eigene Mobiltelefon eingerichtet wird, da man sonst keine Anrufe entgegen nehmen kann. Bevor man in das Homeoffice startet, sollte ebenfalls noch überprüft werden, ob eine VPN-Anbindung zur internen Systemlandschaft vorhanden ist, um ein reibungsloses und sicheres Homeoffice-Arbeiten zu gewährleisten. Da ich kein technischer Profi bin, bitte ich auch in diesem Fall die interne IT-Abteilung um Rat.

2. Das Rundherum: das Zubehör.

Natürlich benötigen die Mitarbeiter nicht nur einen Laptop oder dergleichen, sondern auch das technische Rundherum muss vorhanden sein, damit effizient gearbeitet werden kann. Das passende Zubehör für das Homeoffice habe ich bei meinem büroprofi Partner gefunden. Diese Produkte erleichtern die Arbeit in den eigenen vier Wänden, weil die Arbeitsmaterialien nun auf jeder Arbeitsfläche griffbereit zur Verfügung stehen.

3. Das Benötigte: die Geschäftsunterlagen.

Man muss sich gut überlegen, welche Geschäftsunterlagen, Dokumente, Ordner etc. in den nächsten Tagen für die anstehenden Arbeiten benötigt werden. Diese müssen dann ausgewählt und so organisiert werden, dass jeder, der sie benötigt auch zur Verfügung gestellt bekommt.

Eine digitale Ablage wichtiger oder hilfreicher Dokumente erleichtert allen Kollegen den Datenzugriff und das Teilen von Informationen.

4. Mein Tipp.

Jeder sollte sich auch überlegen, welche Kleinigkeiten er zuhause nicht hat, aber benötigt. Beispiele hierfür wären Haftnotizen, Tapeflags, Marker oder Kopierpapier. Auch Versandmittel, wie Briefumschläge, Versandtaschen und Versandboxen dürfen nicht fehlen, wenn sie für die Erledigung der Arbeiten benötigt werden.

Das wichtigste ist jedoch, dass ihr es euch Zuhause genauso gemütlich macht, wie in der Arbeit. Ein bequemer Bürostuhl, eventuell eine gute Laptop-Halterung und schon kann man gut konzentriert in das Homeoffice starten.