Besprechungszimmer gekonnt in Szene setzen!

Viele kennen das: ein Arbeitstag voller Besprechungen und womöglich sitzt man den ganzen oder den halben Tag in einem Besprechungszimmer. Aber nicht nur angestellte Personen nutzen die Räumlichkeiten im Unternehmen, sondern hin und wieder werden auch externe Personen eingeladen und in die Besprechungszimmer gebeten.

Da sollte das Besprechungszimmer schon einen guten Eindruck hinterlassen und gemütlich sein, nicht wahr?

1. Technische und funktionale Einrichtung.

Das Wichtigste für eine gelungene Besprechung ist die technische und funktionale Einrichtung. Damit kann ein reibungsloser Ablauf gewährleistet werden.

Ohne diese Features sind Besprechungen heute nicht mehr zielführend. Bei uns sind diese kleinen und großen Helferlein bereits gang und gäbe.

Auch die Stühle sollten bequem und zu keinen Rückenproblemen führen, aber auch die Tische sollten so groß sein, dass jeder der Teilnehmer seinen Platz hat und dort arbeiten, sowie seine Unterlagen ausbreiten kann.

Ein Besprechungszimmer ohne HDMI-Kabel, Beamer und Co.? Heute bereits unvorstellbar. Aber auch die eher Old-School-Helfer, wie Flipcharts oder Pinnwände, werden noch öfter gebraucht. In diesem Kontext sollte darauf geachtet werden, dass Stifte, Moderationskärtchen, Pinnwandnadeln und sonstiges Zubehör vorhanden sind und ordentlich aufbewahrt werden.

2. Mit Power durch die Besprechung.

Wenn man lange in einer Besprechung sitzt, dann braucht man Energie, um leistungsfähig und konzentriert arbeiten zu können. Hier muss die Ausstattung des Besprechungszimmers mithalten können, indem genug zu Trinken und süße Energielieferanten parat stehen. Natürlich sollten auch Geschirr, Karaffen und Gläser nicht fehlen, damit keiner aus der Flasche trinken muss.

3. Gemütliche Atmosphäre schaffen.

Um einen gemütlichen Flair zu zaubern, sollten Deko-Artikel auf keinen Fall fehlen. Fotorahmen mit idyllischen oder motivierenden Bildern sollten nicht nur die Stimmung heben, sondern auch Farbe in den Alltag bringen.
Für einen strukturierten Ablauf ist eine Uhr notwendig, hier eignen sich am besten Wanduhren, damit jeder genau sehen kann, wie spät es ist und wie viel Zeit noch bleibt.
Auch Prospekthalter und -ständer, sowie Magnettafeln sind nicht nur Informationsbereitsteller, sondern können auch als Deko genutzt werden. Meiner Meinung nach, ist die Einrichtung des Besprechungszimmers fast genauso wichtig, wie die Besprechung selbst.